Die schrittweise Vorgehensweise in Richtung Digitalisierung

Belege und Dokumente digitalisieren

Bei der Digitalisierung von Belegen und Dokumenten werden diese Unterlagen nicht mehr in Ordnern oder Aktenschränken abgelegt, sondern die Daten werden auf Festplatten, auf Unternehmensservern oder in der Cloud gespeichert. Aufgrund der dort vorhandenen digitalen Indexierung können solche Dokumente sofort bei Bedarf schnell und gefunden werden.

Zusammenführung und die Vernichtung von Belegen

Wenn die Belege und Dokumente eingescannt und ordnungsgemäß entweder auf Festplatten, auf einem Unternehmensserver oder in der Cloud gesichert sind, können die Dokumente und Belege in Papierform vernichtet werden. In der Regel reicht ein digitaler Beleg, wenn der rechtssichere Archivierungs-Prozess eingehalten wird.

Die richtige Softwarelösung finden

Damit hier das richtige System für den Digitalisierungsvorgang gefunden wird, sollte die Auswahl zusammen mit den mit dem jeweiligen Unternehmen zusammenarbeitenden Steuerexperten oder Steuerberatern erfolgen.

Digitalisierungslösung, bei der keine Probleme mit dem Finanzamt entstehen

 

Die digitale Buchführung muss rechtssicher und nachweisbar eingerichtet werden. Wenn eine solche Digitalisierungslösung nicht korrekt implementiert wird, besteht die Gefahr der hohen Steuer-Nachzahlungen.

Die Verfahrensdokumentation

Eine rechtssichere Buchhaltung in digitaler Form wird in der Praxis durch Verfahrensdokumentation erreicht. Dadurch werden die Unveränderbarkeit sowie die Ordnung, die Vollständigkeit und die zweifelsfreie Speicherung sichergestellt. Hierbei ist die Nachvollziehbarkeit und Vollständigkeit der Schlüssel, um den Ablauf, den Inhalt und die Resultate der Digitalisierung nachvollziehbar darzustellen

Die Vorteile bei der Digitalisierung der Buchhaltung erkennen und nutzen und deshalb eine professionelle Lösung finden

Durch die Digitalisierung der Buchhaltung im Unternehmen entsteht ein voller Überblick über den Zahlungsverkehr und dadurch kann auch die Liquidität des Unternehmens optimiert werden. Ebenfalls wird dadurch auch die Vorbereitung des Mahnwesens in der Buchhaltung erleichtert. Wichtig dabei ist es, damit dann, wie bereits erwähnt, zum Beispiel mit Behörden (Finanzamt als Beispiel) hier keine Probleme entstehen, eine professionelle Lösung bei der Digitalisierung der Buchhaltung zum Einsatz kommt.

Zusammenfassung

Die Digitalisierung der Buchhaltung sorgt dafür, dass es im Unternehmen zu keinem unnötigen Suchen, zu keinem händischen Durchsuchen der Belege und zu keinem lästigen Papierkram mehr kommt. Die Einführung einer solchen Lösung ist ein wichtiger Schritt hin zum papierlosen Büro. Die täglich anfallenden Prozesse innerhalb des Unternehmens werden durch eine solche Lösung vereinfacht.

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